Strefy pracy w biurze

Jednym z kluczowych warunków uzyskania satysfakcjonującej wydajności pracy jest zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków do jej wykonywania. Sprawdzony sposób realizacji tego zadania to odpowiedni podział biura na strefy funkcjonalne. Obejmują one najczęściej obszary pracy biurowej, powierzchnie komunikacyjne, strefy dla zarządu czy socjalne.

Jak wskazują badania ankietowe największych producentów mebli, komfort pracy jest bardzo istotny dla ponad 90% pracowników. Jednak zaledwie jedna czwarta z nich pracuje w optymalnych dla wykonywanych zadań warunkach. Kluczem do poprawy tego stanu rzeczy, a tym samym wzrostu efektywności pracy, jest właściwy podział i aranżacja przestrzeni biurowej.

Jakie strefy powinny znajdować się w biurze i jakie pełnią one funkcje?

Strefa pracy biurowej musi zapewniać pracownikom komfort wykonywania codziennych zadań, odpowiednią ilość światła dziennego i swobodny dostęp do wykorzystywanych urządzeń. Podczas projektowania tej strefy należy uwzględnić charakter i specyfikę wykonywanej pracy oraz zachowanie poczucia prywatności pracowników. Inne będą potrzeby działu marketingu – koncentrującego się na pracy twórczej a inne działu handlowego, gdzie liczy się szybki dostęp do informacji, możliwość prowadzenia licznych rozmów telefonicznych i spotkań z klientami. W dziale finansowym ważne będzie z kolei zapewnienie spokoju podczas wykonywania zadań oraz wygospodarowanie miejsca na bezpieczne przechowywanie licznych dokumentów.

W nowoczesnych biurach największą popularnością cieszą się strefy open space wyposażone w stanowiska:

  • zespołowe – przeznaczone dla wielu osób, przedzielone ściankami, bazujące na systemach biurek wspartych na wspólnych stelażach, z łatwym dostępem do gniazd oraz systemami do wspólnego prowadzenia kabli. W takich modelach pracownicy mają ograniczoną przestrzeń do przechowywania prywatnych rzeczy przy biurku.
  • przeznaczone do pracy w grupach – w których wykorzystuje się duże stoły (o wysokości od 74 cm do 100 cm) umożliwiające wykonywanie prac koncepcyjnych czy konstrukcyjnych przez większą grupę osób. W tak zaaranżowanej strefie pracownicy mogą pracować zarówno siedząc, jak i stojąc.
  • indywidualne – polecane szczególnie dla tych działów w biurach, których praca wymaga dużego skupienia. Stanowiska te są wydzielane za pomocą specjalnych ścianek, które wygłuszają szumy dochodzące z otoczenia. W zależności od preferencji osób zajmujących te stanowiska, biurka mogą być wyposażone w fotele do pracy siedzącej, jak i przystosowane do pracy na stojąco.
  • dedykowane do nieformalnych spotkań – równie ważne na etapie projektowania biura jest wytyczenie strefy do luźnych spotkań pracowników, które idealnie sprawdzają się podczas przerw, do omówienia aktualnie wykonywanych zadań czy przeprowadzenia szybkich konsultacji. W tej roli sprawdzają się zarówno wysokie stoliki barowe wraz z hokerami, jak i niskie stoliki i pufy. Wybór wyposażenia powinien zależeć od charakteru firmy, wyznawanych przez nią wartości, jak i profilu działalności.
  • podnoszące kreatywność zespołu – służące do swobodnej wymiany myśli i wykonywania prac koncepcyjnych. W strefie tej zwykle wykorzystuje się meble stylistyką nawiązujące do domowych – kanapy, fotele, pufy. Zarówno wybór form, jak i kolorystyki powinien być spójny z pozostałymi strefami w biurze i co ważne, akustycznie oddzielony od tych części biura, w których wykonywane są prace wymagające skupienia czy rozmów z kontrahentami.

Strefy konferencji w biurach to m.in. sale konferencyjne oraz pomieszczenia do spotkań mniej i bardziej formalnych, konsultacji oraz przeprowadzania „burzy mózgów”. Wielkość sali konferencyjnej powinna być dobrze przemyślana już na etapie projektowania. Często bowiem zdarza się, że zamiast jednego pomieszczenia dedykowanego dla wielu osób, aranżuje się kilka mniejszych sali, które umożliwiają pracownikom równoległe prowadzenie konferencji w mniejszych grupach. 

Strefa call-center – ważnym obszarem w biurze są także przestrzenie dedykowane do przeprowadzania rozmów telefonicznych. Muszą one zapewniać odpowiednią akustykę, poprzez wydzielenie prywatnych powierzchni ściankami oraz oferować pracownikom małe biurka z niezbędnym wyposażeniem.

Strefa zarządu firmy – projektując wnętrze nowoczesnego biura, nie można zapomnieć o strefie dla managerów oraz całej kadry zarządzającej. Z reguły obszar ten składa się z prywatnych gabinetów, zaaranżowanych według potrzeb zarządu, sekretariatu i sali konferencyjnej wyposażonej w wysokiej klasy meble gabinetowe.

Strefa wejścia – to niejednokrotnie wizytówka biura, nadająca charakter i prezentująca markę. Obszar ten wyposaża się z reguły w systemy ladowe wspierające pracę recepcji oraz meble wypoczynkowe, z których korzystają przybyli na spotkanie kontrahenci.

Strefy socjalne w pomieszczeniach biurowych muszą być wyposażone w niezbędne instalacje sanitarne i zapewniać łatwy dostęp wszystkim pracownikom poprzez swoją przestrzenną bliskość. Mogą być również połączone ze strefą odpoczynku i regeneracji. Dobrym pomysłem może okazać się „udomowienie” tego obszaru poprzez odpowiedni wystrój wnętrza oraz dobór mebli, ciepłe światło, kwiaty i stonowaną kolorystykę. Wspólne posiłki i przerwy kawowe doskonale integrują pracowników i zmniejszają ryzyko wypalenia zawodowego.

Dlaczego projektowanie biura warto zlecić profesjonalistom?

Jeżeli nie czujesz się na siłach, lub nie masz czasu samodzielnie zaplanować urządzenia biura Twojej firmy, zwróć się o pomoc do specjalistów. Biura projektowe specjalizujące się w aranżacji przestrzeni komercyjnych, takie jak Make it Yours, mają nie tylko odpowiednie uprawnienia do wykonywania tego typu prac, ale i duże doświadczenie. Podczas takiej współpracy możesz mieć pewność, że opracowana wstępna koncepcja biura oraz finalny projekt, uwzględniać będzie nie tylko aspekty funkcjonalne i estetyczne, ale także Twoje uwagi i sugestie. Wygląd i funkcjonalność pomieszczeń dostosowany będzie do specyfiki branży i potrzeb pracowników. Architekci wezmą pod uwagę obowiązujące trendy wzornicze i dobiorą najlepsze rozwiązania z oferty krajowych lub zagranicznych producentów. Zadbają także o to, aby cała przestrzeń biurowa była nie tylko funkcjonalna i zgodna z zasadami ergonomii, ale również elegancka i nieszablonowa. Na życzenie mogą również nadzorować realizację prac (projekty fit-out), oddając Ci gotowe biuro zaprojektowane „pod klucz”.